sebutkan dan jelaskan 3 asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor

Keuntunganasas sentralisasi : a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. b) Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c) Keseragaman dapat dicapai. d) Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan. e) Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat. f) Adanya fleksibilitas dalam organisasi. dipimpinoleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya. Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi. Phrase D Accroche Profil Site De Rencontre. A. PENGORGANISASIAN KANTOR Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja satau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapat bekerjasama dalam suatu system kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi pengertian dari pengorganisasian kantor adalah proses pengaturan kantor untuk upaya pemberdayaan suatu organisasi dalam mencapai tujuan kantor. Dalam suatu kantor pasti terdapat tujuan kantor yang harus dicapai. Berikut beberapa makna dari pengorganisasian diantaranya  Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga organisasi.  Pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seorang pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.  Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para karyawan.  Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya. Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, menajemen kantor mengenai beberapa asas. Terdapat 8 asas menajemen kantor/pengorganisasian kantor menurut Neuner dan Keeling, yaitu 1. Asas Tujuan Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami. Tujuan yang dimengerti oleh setiap personal akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya. Asas ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Menajemen administrative merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain. 2. Asas Kesatuan Fungsi Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu karena dalam organisasi saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia. 3. Asas Hubungan Individu Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Disamping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja. 4. Asas Kesederhanaan Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu. 5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab Setiap organisasi dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan. 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan. 7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakkan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang. 8. Asas Jangkauan Pengawas Agar pengawasan dan kepimimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Kemudian tambahan kemampuan akan semakin berkurang hingga akhirnya mencapai titik 0 bahkan negative atau kekacauan pengawasan. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna. Navigasi pos - Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan - Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. - Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi - Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. - Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.  Pengawasan Perkantoran Office controlling Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi - Penggunaan peralatan dan perabot kantor - Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor - Kualitas pekerjaan kantor - Pelayanan kantor - Waktu - Biaya perkantoran B. PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama. C. FUNGSI PEKERJAAN KANTOR  Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat Misalnya pengusaha industri tekstil akan memperluas produksi. Sebelum melaksanakan perluasan, ia akan mempelajari dahulu kemungkinan- kemungkinan perluasan, antara lain memperhatikan kualitas tekstil kesukaan konsumen, harga, kemungkinan adannya persaingan stekstil dalam negeri maupun tekstil import  Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. Misalnya dalam perkumpulan koperasi ada kewajiban pengurus, untuk tiap- tiap akhir tahun mengadakan rapat anggota. Dalam rapat itu pengurus memberikan laporan terperinci tentang kegiatan koperasi secara teratur kronologis serta laporan tentang rugi laba koperasi. EVALUASI LATIHAN SOAL 1. Sebutkan ruang lingkup administrasi? 2. Jelaskan pengertian pekerjaan kantor 3. Jelaskan fungsi pekerjaan kantor? JAWABAN 1. Perencanaan Perkantoran office planning, Pengorganisasian Perkantoran office organizing, Pengarahan Perkantoran Office Actuating, Pengawasan Perkantoran Office controlling 2. Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama 3. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat dan Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit SOAL 1. Jelaskan pengertian administrasi? 2. Sebutkan unsur administrasi? 3. Jelaskan pengertian dari manajemen dan relasi publik? 4. Sebutkan fungsi manajemen menurut Luther M Gullick? 5. Jelaskan pengertian dari actuating dan controlling? 6. Jelaskan pengertian kantor menurut Prajudi Admosudirjo? 7. Jelaskan pengertian administrasi perkantoran menurut G. R Terry? 8. Jelas dan sebutkan fungsi-fungsi administrasi perkantoran? 9. Jelaskan pengertian pekerjaan kantor? 10. Jelaskan fungsi pekerjaan kantor? JAWABAN 1. Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Organisasi, Manajemen, Komunikasi, Informasi, Personalia, Finansia, Materia, Relasi Publik 3. Manajemen Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai dan Relasi Publik merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan 4. Planning perencanaan, Organizing pengorganisasian, Staffing pengadaan tenaga kerja, Directing pemberian bimbingan, Coordinating pengkoordinasian, Reporting pelaporan, Budgeting penganggaran ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit 5. Actuating penggerakkan Usaha untuk mendapatkan hasil dengan penggerakkan terhadap orang lain. Actuating ini lebih lunak jika dibandingkan dengan directing atau commanding. Actuating atau penggerakkan bisa dilakukan oleh atasan atau pimpinan untuk memberikan motivasi dan menggerakkan bawahannya agar dalam melakukan pekerjaannya dapat dilakukan dengan sebaik mungkin dan Controlling pengawasan diartikan pengendalian merupakan sebuah proses pengamatan yang dilakukan secara terus menerus atau berkala dalam suatu kegiatan atau pelaksanaan sesuai pada rencana kerja yang sebelumnya telah disusun rapi dan mengadakan pengoreksian bila dibutuhkan. 6. Prajudi Atmosudirdjo 198225, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personnel, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. 7. Menurut George Terry pada tahun 1966 menerangkan bahwa administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai 8. Fungsi administrasi perkantoran  Fungsi rutin yaitu suatu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pada pengarsipan, penggandaan dan lain-lain. Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang mesti bertanggung jawab atas aktivitas administrasi dalam sehari-hari  Fungsi Teknis yaitu suatu fungsi yang memerlukan pendapat, keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, semisal mengetahui penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit terkadang dilakukan oleh para staf administrasi yang berada dalam departemen Teknologi Informasi.  Fungsi Analisis, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang memerlukan pemikiran yang kreatif dan kritis dengan disertai oleh adanya kemampuan dalam mengambil keputusan seperti dalam membuat dan menganalisasi suatu laporan maupun dalam membuat keputusan untuk pembelian. Fungsi analisis ini biasanya akan dilakukan oleh seorang asesiten manajer yang punya tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat oleh atasannya.  Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang membutuhkan suatu penilaian dan analisis menjadi dasar dalam mengambil keputusan serta keterampilan yang berkaintan dengan orang lain semisal mengoordinasikan kepada tim proyek. Fungsi interpersonal ini terkadang dilakukan oleh para staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi.  Fungsi Manajerial yaitu fungsi administrasi perkantoran yang memerlukan perencanaan, pengoraganisasi, pemotivasian dan pengukuran semisal pembuatan anggaran, staffing dan bertanggung jawab mengevaluasi karyawan. Biasanya untuk fungsi manajerial akan dilakukan oleh para staf yang setingkat dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi suatu organisasi. 9. Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerjasama. 10. Fungsi pekerjaan kantor ULANGAN HARIAN MATERI MATA PELAJARAN PRINSIP PENYELENGGARAAN ADM PERKANTORAN KELAS X Semester Gasal 1 2 x 45 Menit  Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat Misalnya pengusaha industri tekstil akan memperluas produksi. Sebelum melaksanakan perluasan, ia akan mempelajari dahulu kemungkinan-kemungkinan perluasan, antara lain memperhatikan kualitas tekstil kesukaan konsumen, harga, kemungkinan adannya persaingan stekstil dalam negeri maupun tekstil import  Berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokuman. Misalnya dalam perkumpulan koperasi ada kewajiban pengurus, untuk tiap-tiap akhir tahun mengadakan rapat anggota. Dalam rapat itu pengurus memberikan laporan terperinci tentang kegiatan koperasi secara teratur kronologis serta laporan tentang rugi laba koperasi. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN RPP Satuan Pendidikan SMK Abdi Negara Muntilan Bidang Studi Bisnis dan Manajemen Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran Mata Pelajaran Kompetensi KejuruanAdministrasi Perkantoran Kelas Semester X I Pertemuan ke 89 Alokasi Waktu 4x45 menit Kode Kompetensi Standar Kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Kompetensi Dasar 1. Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Indikator Mengidentifikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran Mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor Menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Tujuan Pembelajaran Setelah mendengarkan dan memperhatikan penjelasan dari guru, maka diharapkan 1. Peserta didik mampu menjelaskan ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Peserta didik mampu mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Peserta didik mampu mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Peserta didik mampu menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Nilai karakter yang dikembangkan  Mandiri  Cermat  Percaya diri I. Materi Pembelajaran 1. Ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Fungsi dan peranan pekerjaan kantor II. Metode Pembelajaran Pendekatan Cooperatif Metode Ceramah III. Langkah- langkah Pembelajaran Tahap Pembelajaran Kegiatan Pembelajaran Waktu Guru Peserta didik Awal 1. Memberi salam 2. Guru memimpin doa untuk membuka pelajaran 3. Mempresensi kehadiran peserta didik 4. Memberikan motivasi dengan menayangkan vidio motivasi 5. Melakukan pengkondisian kelas dan menyampaikan topik serta tujuan pembelajaran 1. Menjawab salam 2. Peserta didik berdoa sesuai dengan kepercayaan masing- masing. 3. Memberikan informasi perihal kehadiran. 4. Memperhatikan vidio saat ditayangkan 5. Menjawab pertanyaan yang disampaikan guru 20 menit Inti Eksplorasi 1. Meminta peserta didik untuk mengemukakan 1. Peserta didik mengemukakan pendapatnya mengenai 140 menit pendapatnya tentang ruang lingkup pekerjaan kantor Elaborasi 1. Guru memberikan kesempatan tanya- jawab kepada peserta didik mengenai asas- asas pekerjaan kantor, macam- macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor serta Konfirmasi 1. Guru memberikan kesimpulan mengenai ruang lingkup pekerjaan kantor,Asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor , macam-macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor ruang lingkup pekerjaan kantor 1. Peserta didik bertanya tentang mengenai asas- asas pegorganisasian pekerjaan kantor, macam-macam pekerjaan kantor, fungsi dan peranan pekerjaan kantor serta 1. Peserta didik mendengarkan ulasan dari guru. Akhir 1. Guru menyampaikan materi yang akan disampaikan selanjutnya 2. Guru menyampaikan kepada peserta didik untuk 1. Peserta didik memperhatikan penjelasan guru mengenai materi selanjutnya 2. Peserta didik memperhatikan guru 20 menit mempelajari materi selanjutnya 3. Guru mengakhiri pelajaran dengan berdoa bersama 4. Guru mengakhiri dengan salam penutup 3. Peserta didik berdoa menurut kepercayaan masing- masing 4. Peserta didik menjawab salam penutup IV. Alat Bahan Sumber Bahan Sumber Referensi 1. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip ‐Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta Erlangga 2. Depertemen Pendidikan dan Kebudayaaan. 1980. Tata Laksana Kantor I. Bandung Rosda Offset Alat 1. Lcd 2. Laptop 3. White board Media 1. Power point 2. Buku V. Evaluasi Evaluasi dilakukan pada saat materi sudah disampaikan kepada peserta didik atau post test. Post test digunakan untuk mengukur kemampuan peserta didik apakah materi yang disampaikan sudah dipahami oleh peserta didik atau belum. Post test diadakan secara lisan. Guru tidak menunjuk pesera didik untuk menjawab namun peserta didiklah yang menggangkat tangan untuk menjawab pertanyaan dari guru. Magelang, 24 Agustus 2016 Menyetujui Mahasiswa Wahyuti Fitriana Dwi Lestari NIP. 195703031986032007 NIM. 13802224105 LEMBAR PENILAIAN SIKAP Kompetensi Dasar 1. Memiliki motivasi internal yang menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran 2. Menunjukkan perilaku dan sikap rasa ingin tahu, tanggung jawab, kerjasama, aktif, disiplin dan santun dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah 3. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari- hari sebagai wujud implementasi sikap kerja Indikator 1. Peserta didik menunjukkan rasa keingintahuannya dengan bertanya kepada teman atau guru serta banyak mencari dan membaca buku- buku pendukung materi 2. Peserta didik mengikuti arahan dan prosedur pembelajaran dengan tertib 3. Peserta didik mengikuti proses pembelajaaran dengan santun 4. Peserta didik menunjukkan sikap keberaniannya dengan menyampaikan pendapat kepada guru mengenai materi yang dipelajari 5. Peserta didik menunjukkam sikap komunikatif, aktif, percaya diri, dan santun dalam menanggapi materi yang disampaikan oleh guru No Nama Peserta didik Rasa Ingin Tahu Kerja Sama Aktif Tanggung Jawab Disiplin Santun Total Skor 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 Astutin v v v v v v 2 Dellla Aziza v v v v v v 3 Erlina Nur Widyawati v v v v v v 4 Esti Nur Septiana v v v v v v v 5 Fani Fatmasari v v v v v v 6 Fitri Astuti v v v v v v 7 Gabriel Anderson Nainggolan v v v v v v 8 Hidayatus Sa’adah v v v v v v 9 Istiqomah Fil- A’syah Abdan S v v v v v v 10 Khusnul Khoriah v v v v v v 11 Lestari Puji Setianingsih v v v v v v 12 Mei Safitri v v v v v v 13 Mia Fajarin v v v v v v 14 Nada Hamida v v v v v v 15 Nia Devianti v v v v v v 16 Nida Mar’atusolihah v v v v v v 17 Niken Indah Sari v v v v v v 18 Novalia Indah Puspita sari v v v v v v 19 Nur anisa v v v v v v 20 Nuril Aulia v v v v v v 21 Nurul Rejeki Yusriati v v v v v v 22 Oktaviani Fatul Musyarofah v v v v v v 23 Puji Astuti v v v v v v 24 Renanda Lestari v v v v v v 25 Retno Tri Insriyani v v v v v v 26 Ridwan Ari Wibowo v v v v v v 27 Riris Kurniawati v v v v v v 28 Salsafilda Nabila Al Fads v v v v v v 29 Septiani v v v v v v 30 Sinta Ardin Isnaeni v v v v v v 31 Siti Magfirohtun v v v v v v 32 Vera Adela Islamia v v v v v v 33 Windi Nur Fitriawati v v v v v v 34 Wiwik Anggraeni v v v v v v 35 Yeni Agustin v v v v v v 36 Yulia Wardani v v v v v v Pedoman Penilaian Skala Penilaian 1 sd 5 Skor Minimal 6 Keterangan Skor Maksimal 30 1 = Sangat Kurang Prediksi sikap peserta didik 2 = Kurang 6- 13 Perlu perhatian khusus 3 = Cukup 14- 22 Perlu Bimbingan 4 = Baik 23- 30 Terpuji 5 = Amat Baik Jumlah Skor = Ju ah S or 30 x 100 MATERI AJAR Standar Kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Kompetensi Dasar 1. Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Indikator Mengidentifikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran Mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor Menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Tujuan Pembelajaran Setelah mendengarkan dan memperhatikan penjelasan dari guru, maka diharapkan 1. Peserta didik mampu menjelaskan ruang lingkup pekerjaan kantor 2. Peserta didik mampu mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 3. Peserta didik mampu mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 4. Peserta didik mampu menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor A. RUANG LINGKUP PEKERJAAN KANTOR a. Menghimpun Kegiatan mencari dan mengusahakan untuk menyediakan segala keterangan yang tadinnya belum ada atau beserakan dimana-mana, sehingga himpunan itu siap dipergunakan bilamana diperlukan. b. Mencatatat Kegiatan menulis dengan berbagai peralatan tulis tentang keterangan yang diperlukan, sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. c. Mengolah Kegiatan mengerjakan bermacam-macam keterangan dengan maksud menyajikan data dalam bentuk yang lebih berguna. Contohnya analisa pasar. d. Menggandakan Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah kebutuhan. e. Mengirim Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan berbagai alat dari satu pihak kepada pihak lain. f. Menyimpan Kegiatan menaruh sesuatu dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman, akan tetapi mudah menemukan kembali jika diperlukan. B. ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR 1. Asas sentralisasi pemusatan Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif tugas utama. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan- sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk antara lain bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll. Keuntungan asas sentralisasi a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. b. Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c. Keseragaman dapat dicapai d. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan e. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi. g. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap i. Mudah melakukan pengawasan j. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor Kerugian asas sentralisasi a. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha. b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit. c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat. e. Lambat dalam pelaksanaan tugas. 2. Asas desentralisasi pemencaran. Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknyautamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja. Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain. Keuntungan asas desentralisasi a. Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b. Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan. c. Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu. d. Cepat dalam memproses pekerjaan kantor. Kerugian asas desentralisasi a. Pekerjaan akan terlalu bebas. b. Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi. c. Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip. d. Adanya pemborosan biaya e. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja f. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor. 3. Asas campuran Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Sebuah Oraganisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada fakultas tersebut. Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu a. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan- pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya. Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan. b. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi. Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi. A. MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran Pengorganisasian ialah penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk tujuan perusahaan/organisasi, pengelompokan kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, dan pelimpahan wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya di lapangan. Pengorganisasian/manajemen pekerjaan kantor jika dikaitkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka bisa menggunakan 3 tiga asas, yakni asas Sentralisasi, asas Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi Dekonsentralisasi. 1. Asas Sentralisasi Pemusatan Dalam hal ini Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu kelompok tunggal dan juga manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab di dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi seluruh kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan serta dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sementara kelompok lainnya kelompok operatif tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Seluruh kegiatan dalam bidang tata usaha akan dilaksanakan oleh satuan pelayanan, contohnya bagian sekretaris ataupun bagian TU. Pada asas sentralisasi, manajer kantor memegang peranan yang sangat menentukan, dalam artian kepala kantor bertanggung jawab akan keberlangsungan dan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer. Kita lihat di bawah ini bagan asas pemusatan secara Skematis Asas sentralisasi ini memiliki beberapa kelebihan, antara lain yaitu a Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. b Keseragaman dapat dicapai metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam. c Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. d Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan. e Adanya fleksibilitas dalam organisasi. f Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat. g Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap. h Dapat Mencegah duplikasi fungsi. Sementara itu kekurangan asas sentralisasi ini antara lain yaitu a Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu bisa menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian. b Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit. c Lambat dalam pelaksanaan tugas kurang hemat dalam waktu. d Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh. e Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat. f Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. 2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran ataupun penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai satu kesatuan yang seolah-olah berdiri sendiri. Dalam asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor ada di seluruh unit atau bagian organisasi. Itu berarti kegiatan kantor terpencar tersebar ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi dalam hal ini masing-masing unit bagian melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap manajer kepala kantor akan bertanggung jawab pada kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya dan setiap bagian tidak bisa melewati batas tanggung jawabnya. Contohnya seperti kepala bagian keuangan hanya akan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan saja. Dalam asas disentralisasi ini juga masing-masing satuan organisasi serta seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan seluruh kerja ketatausahaan yang ada di dalam lingkungannya sendiri. Seperti contohnya bagian produksi dalam suatu perusahaan juga melaksanakan tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan lain sebagainya. Berikut ini beberapa keuntungan sistem asas Desentralisasi a Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu. c Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan. d Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan. e Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif. Sementara beberapa kelemahan asas desentralisasi antara lain yaitu a Pekerjaan akan terlalu bebas. b Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi. c Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor adanya pemborosan biaya. d Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip. 3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi Dekonsentralisasi Pada umumnya sebuah organisasi/perusahaan yang sudah berkembang bisa dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan serta bertanggungjawab terhadap pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi/perusahaan. Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat jika dipusatkan maka tetap dikerjakan oleh unit yang bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor seperti ini merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Berdasarkan pertimbangan praktis, biasanya perusahaan/organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karena itu bisa dikatakan bahwa sedikit sekali perusahaan/organisasi kantor yang hanya atau khusus menggunakan sistem sentralisasi ataupun desentralisasi. Dalam hal ini menurut Dr. Sedarmayanti, dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Perkantoran”. Asas-asas Pokok Pengorganisasian adalah a Asas Pembagian Tugas Asas pembagian tugas disini adalah menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga bisa dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab di dalam menyelenggarakan tugas yang dimaksud. Oleh karenanya perlu ada perumusan tugas yang jelas sehingga bisa dicegah terjadinya duplikasi, benturan dan kekaburan bagian tugas. b Asas Fungsionalisasi Asas fungsionalisasi menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan juga dalam rangka mewujudkan koordinasi yang bagus antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban untuk memprakarsainya. c Asas Koordinasi Asas koordinasi menekankan pada perlunya setiap bagian memadukan, menserasikan, dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, ataupun perumusan kebijakan dan pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian dan pengawasan tugas serta fungsi-fungsi yang diembannya. d Asas Kesinambungan Asas kesinambungan menekankan pada keharusan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan serta program yang sudah ditetapkan, tanpa bergantung pada diri pejabat tertentu. e Asas Akrodion Asas akrodion menekankan bahwa organisasi bisa berkembang ataupun mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. f Asas Pendelegasian Wewenang Asas pendelegasian wewenang mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas serta kewenangannya kepada pejabat yang menjadi bawahannya. g Asas Keluwesan Dalam hal ini asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti serta menyesuaikan diri dengan perkembangan dan juga perubahan keadaan, sehingga bisa dihindar dari kekakuan dalam pelaksanaan tugas. h Asas Rentang Pengendalian Asas rentang pengendalian bertujuan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi ataupun orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat adanya keterbatasan kemampuan seorang pimpinan atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap para bawahnya. Apabila perlu adanya perbandingan rasio Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan seperti misalnya 1 3 - 7, sebagai berikut Hal ini tentu sangat penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan serta evaluasi pekerjaan. Juga penting, demi menghindari pekerjaan yang tumpuk, macet, dan terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan ataupun unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dari setiap pimpinan, hal ini karena dalam diri setiap pimpinan melekat juga fungsi pengawasan. i Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf merupakan asas yang menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan- satuan penyusun organisasi perlu yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. j Asas Kejelasan dalam Pembaganan/Struktur Asas Pembaganan dalam hal ini mengharuskan setiap organisasi mengambarkan susunan organisasinya, supaya setiap pihak yang berkepentingan bisa segera memahami kedudukan dan hubungannya dari setiap satuan organisasi yang ada. Sentralisasi dan Desentralisasi Dalam Pengorganisasian Kantor Hana Nopitasari 135254012 Program Studi D4 Administrasi Bisinis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung 2015 Abstract Organizing the office is one of the principles in achieving organizational goals. With the organization of the office, the office of an organization can achieve its objectives in full with efficient and healthy. In organizing the office, there are principles which is one of the functions of management, namely job specialization, departmentalization, chain of command, span of control, centralization and decentralization, as well as the formalization. The principles will make the office work into a harmonious and orderly. One of these is the sixth principle of centralization and decentralization in which the principle is the basis for determining the holders of authority and decision-making in an organization offices. Along with its development, the two principles are combined into one, forming the mixture principle, where the principle is a combination of the principles of centralization and decentralization. Each principle has its advantages and disadvantages of each, which will be taken into consideration in determining the principles to be used in an organization. This article will discuss more fully on these three principles, and examples of its application in the filing system in the office. Keywords centralization, desntralisasi , principle I. Pendahuluan Penetapan asas pengorganisasisan perkerjaan dalam suatu kegiatan perkantoran sangat penting untuk mengkoordinasi pekerjaan atau mengorganisasi satu kesatuan yang harmonis. Menetapkan asas untuk pekerjaan kantor sangat mempengaruhi pencapaian perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Pada hakikatnya penetapan asas pengorganisasian dalamperkantoran merupakan salah satu dari prinsip organisasi perkantoran. Hal ini merupakan langkah awal dalam menentukan pekerjaan kantor yang sinkron dan teratur dalam rangka melakukan kegiatan manajemen kantor seperti perencanaan, pengontrolan, pengambilan keputusan, pertanggung jawaban, dan penilaian dengan efektif dan efisien. Pegawai tidak akan bersifat produktif tanpa memiliki tugas serta tangugng jawab yang jelas. Setia individu dalam organisasi tidak dapat mencapai tujuannya masing-masing sehingga harus ada managing untuk mengoordinasikan individual effort Rismansah, 2008. Oleh karena itu, pemilihan pekerjaan kantor yang tepat akan sangat mempengaruhi hasil keinerja kantor itu sendiri. Oleh karena itu, dalam menentukan sistem untuk mengordinasi pekerjaan kantor harus sesuai dengan keadaan kantor itu sendiri. Pengkoordinasian pekerjaan ini memungkinkan anggota organisasi untuk tetap mengarahkan aktivitasnya kearah pencapaian tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisienan serta konflik yang merusak. Pengkoordinasian dimaksudkan agar setiap pegawai, manajer maupun setiap departemen mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dimilikinya, sehingga tidak akan terjadi ketidakseimbangan atau ketidak teraturan dalam melaksanakan fungsi manajemen dalam perkantoran. Dalam upaya pengingkatan produktivitas pegawai dalam mejalankan kegiatan kantor, diperlukan pemilihan asan pengorganisasian pekerjaan kantor yang tepat dan seusai dengan keadaan organisasi itu sendiri. Dalam mengordinasi pekerjaan kantor, dikenal adanya asas sentralisasi, desentralisasi serta asas gabungan antara sentralisasi dan desentraliasai yang biasa disebut sebagai asas campuran. Ketiga asas ini dipakai untuk menentukan sistem pekerjaan yang akan berlaku di dalam suatu organisasi perkantoran. Artikel ini akan lebih lengkap mengani sentralisasi dan desantralisasi dalam sitem perkantoran. II. Prinsip Organisasi Prinsip pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efisien Sukoco, 2007. Fungsi ini akan menetukan apakah suatu organisasi bisa mengoptimalkan efisiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini di definisikan oleh Robbins 2003 sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang akan dilaporkan hasilnya, dan di mana keputusan mengenai hal tersebut akan dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasi sebuah perusahaan. Menurut Robbins, 2003 , Cortada, 2001 dan Gitlow, 2001 ada enam prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi 1. Spesialisasi Pekerjaan Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana tugas dalam organsasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi tereknal setelah pada awal abad 20 Henry Ford berhhasil mengimplementasikan spesialisai pada assembly line Ford model T dan menjadi best seller pada masanya. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai, sehingga ford dapat menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen mobil lain. Sejak saat itu, spesialisasi pekerjaan menjadi standar bagi dunia industri di seluruh dnia, terutam apekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah Pengulangan tugas yang serupa dalam jangka waktu lama akan meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun, di sisi lain hal ini juga akan meningkatkan rasa bosan, stress, kualitas pekerjaan yang rendah, meningkatnya tingkat mangkir dari kerja dan tingginya turn over. Jika disimpulkan, kegiatan tersebut akan mereduksi semua manfaat yang dijanjikan oleh penerapan spesialisasi pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau menempatkannya dalam sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dari meningkatnya produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan. Oleh karena itu, seorang manajer administrasi harus dapat menentukan pekerjaan mana yang perlu dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan, sehingga dampak negative dari spesialisai pekerjaan dapat dihindari. 2. Departementalisasi Unsur ini merupakan dampaj dari penerapan spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan pada divisi keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan dapat digabungkan pada departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. Pembagian tugas ini dapat dilakukan dengan melihat produk yang dihasilkan sebuah perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang berkaitan dengan makanan instant Indomie, Supermie, Sarimi, maupun Kecap Bango dalam PT. Indofood Sukses Makmur. Hal ini dapat meningkatkan akuntabilitas pada kinerja sebuah produk, karena semua aktivitas yang berkaitan dengan produk yang serupa makanan di bawah kordinasi perusahaan atau manajer yang sama Kategori lain dalam departementalisasi adalah berdasarkan wilayah atau geografi. Perusahaan yang mempunyai terget market regional, nasional maupun internasional, biasanya memilih jenis ini. Microsoft dan perusahaan multinasional yang lain biasanya menempatkan seorang country manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di Indonesia. Kategori terakhir adalah berdasarkan pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada sbuag bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdaasarkan banyak sedikitnya uang yang ditempatkaan. Nasabah eksklusif yang tabungannya di atas 1 miliar rupiah harus berbeda dengan nasabah yang menabung dibawah 50 juta. Dari penjelasan diatas, suatu organisasi biasanya menggunakan minimal 2 kategori dalam pengorganisasian operasi perusahaan. 3. Rantai Komando Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas pekerjaan akan dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan “ Kepada siapa saya harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya berkonsultasi masalah dalam pekerjaan?”. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu otoritas dan kesatua perintah. Menurut Robbins, 2003, otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan mengaharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalankan. Untuk menjaga agar hal tersebut dapat dijalankan sebagaimana mestinya, diperlukan kesatia perintah yang mensyaratkan idealnya seseotang hanya mempunyai seotang atasan di mana dia dapat melaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaanya. Namum, seiring dengan semakin bekembangnya tenologi, prinsip rantai komando, otoritas dengan kesatua relevan. Staf dapat menggunakan email untuk bekomunikasi dengan CEO atau direktur yang lain tanpa melalui sepervisornya. Disisi lain ada tuntutan agar staf lebih mandiri dalam pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadikan konsep tim baik self-managed maupun cross functional cukup relevan dan diimplementasikan di sebagian besar organisasi. Untuk organisasi semacam militer ataupun organisai pemerintahan, unsur rantai komando masih menjadi standar dalam penyusunan struktur organisasi. 4. Rentang Pengawasan Unsur ini mendeskripsikan beapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Ada dua hal strategis yang berkaitan dengan unsur ini, yaitu apakan menggunakan rentang pengawasan yang beasar dalam struktur oranisasi vertikal atau lebar dalam struktur oranisasi horizontal. Siekman 2000 menyebutkan bahwa dengan menggunakan rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manager dapat mengawasai bawahannya lebih dekat,dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan remtang pengawasan yang lebar. Namun Robbins 2003 beragumen bahwa hal tersebut akan meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manager atau sipervisor dan membuat pengambilan keputusan menjadi lambat. Hal tersebut membuat rentang pengawasan yang lebar menjadi lebih bnayak diiplementasiakn di berbagai organisasi Hammer dan Champy,1993 dengan manfaat fleksibilitas yang meningkatkan sera dapat memberdayakan keryawan melalui kemandirian yang diberikannya. 5. Sentralisasi dan Desentralisasi Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat, dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisai dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins 2003 mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat dimana penbuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabayan di perusahaan. Menurut Gomez-Mejia, Balkin dan Candy 2004, deesentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wawanang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tidakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini tren penggunaan desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas. Hal inilah yang mendasari penerbitan Undang-undang otonomi daerah nomor 25 tahun 1999, karena pemerintahan Republik Indonesia menyadari bahwa pemerintahan daerah lebih dekat dengan permasalahan daerahnya masing-masing yang tentunya memahami dan mngetahui lebih baik kondisi daerahnya dibandingkan pemerintah pusat. 6. Formalisasi Unsur ini dedefinisikan oleh Gomez-Mezia dkk 2004 sebagai dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya. Biasanya hal ini lebih tepat diterapkan dalam organisasi yang telah mapan, namun untuk organisasi yang mengedepankan inovasi dan kreativitas sebagai competitive adavantage-nya, biasanya tidak memformalisasikan pekerjaannya terutama untuk karyawan R&D-nya. Namun untuk staf administrasi dengan jenis pekerjaan yang relatif berulang-ulang, formalisai akan diterapkan sebagai alat kontrol atas penerapan administrasi yang baik. II. Asas Sentralisasi Dari keenam prinsip tersebut, terlihat bahawa sentralisasi dan desentralisasi merupakan suatu prinsip penting dalam pengorganisasian perkantoran. Prinsip ini digunakan dalam menentukan siapa pemegang kekuasaan dalam suatu organisasi. Asas yang pertama adalah sentralisasi. Menurut Moekijat 1975 sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksi-instruksi secara terinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan, bagaimana, dan bilamana pekerjaan tersebut harus dilakukan, kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan teratur tentang pekerjaan tersebut. Pendapat tersebut sejalan dengan yang diutarakan oleh Chaniago 2013 bahwa sentralisasi artinya wewenang atau kekuasaan sebahagian besar tetap dipegang oleh seorang pemimpin dan hanya sebahagian kecil yang disebarkan ke seluruh struktur organisasi dan orang lain. Dari kedua pendapat diatas dapat diartikan bahwa sentralisasi sebagai asas pemusatan berarti semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Contohnya untuk manajemen kearsipan dalam sebuah pengarsipan di sebuah organisai/kantor di pusatkan pada satu departemen yaitu departemen kearsipan pusat, sehingga setiap pegawai ataupun setiap bagian dalam kantor harus meminjam/mentimpan arsip pada kearsipan pusat kantor tersebut. Gambar 1. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Terpusat Pada Unit Kearsipan Dari gambar diatas terlihat bahwa dalam sistem sentralisasi semua kegitan setiap jurusan yang berhubungan mengenai kearsipan akan dikelola oleh kearsipan pusat yang berada di Polban. Asas sentralisasi memiliki kelibihan, berikut kelebihan asa sentralisasi yang dikemukakan oleh Moekijat 1975 adalah a Pengawasan administrasi yang lebih baik b Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih mudah c Pengawasan dapat sesuai dengan standar. d Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik e Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja Selain menurut Moekizat ada pendapat lain mengenai kelebihan asas sentralisasi, menurut Rismansah 2008 menganut asas sentralisasi, efisien lebih mudah dicapai karena semua pekerjaan kantor dan fungsi-fungsi operasioanal dikoordinasikan oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian dikerjakan di dalam kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasan manajer kantor. Manajer kantor bertugas untuk mengorganisasi, memperkengkapi, mengagkat staf, dan melakukan pengangan pada manajemen kantor dengan memberikan pelayanan yang diminta oleh departemen fungsional lainnya. Selain keuntungan, asas sentralisasi pun memiliki kerugian. Berikut keruguian menggunakan asas sentralisasi menurut Moekijat 1975 adalah a Pengawasan yang telalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai b Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat birokrasi c Penangguhan dalam pelaksaan pekerjaan d Adalah tidak baik pengawasan dari jauh, misalnya adalah tidak praktis dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan e Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian f Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja. g Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan. Ada beberapa pelayanan kantor yang dapat disentrlisasikan Moekizat, 1975, yaitu a Penerimaan dan pengiriman surat b Telepon/komunikasi lainnya c Penerimaan tamu d Penggandaan surat-surat e Penyimpanan surat-surat f Pengetikan g Pekerjaan menghitung h Perlengkapan kantor dan alat tulis menulis i Pengawasan formulir j Pembersihan kantor dankantin k Katihan dan pengerjaan pegawai tata-usaha l Daftar hadir Dari penjelasan diatas dpaat terlihat, bahwa pekerjaan yang disentralisasikan merupakan pekerjaan yang umum/sepele, dimana setiap divisi atau departemen memiliki stadart yang sama dalam melakukan pekerjaan tersebut. III. Asas Desntralisasi Selain asas sentralisai dikenal juga asas desentralisasi yang artinya tersebar. Desentralisai adalaj ketika pemusatan wewenang terjadi pada level pimpinan bawah Chaniago 2013. Dalam asas desentralisasi ini telah terjadi pelimpahan wewenang dari top management ke middle management, terus mengalir ke lower management. Jika diartikan secara umu, desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional. Oleh karena itu, sebagian besar tugas , wewenang dan tanggung jawab fungsi perkantoran diserahkan kepada manajer fungsional dalam setiap divisi yang tidak hanya berkecimpung dengan masalah surat-menyurat, pencatatan warkat/arsip, dan sebagainya, tetapi juga dalam masalah pengarsipan serta personel sekretari yang bersangkutan. Gambar 2. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Tesebar Pada Unit Kearsipan Setiap Jurusan Dari gambar diatas dapat terlihat bahwa dalam sistem desentralisasi, kegiatan kerasipan setiap jurusan dilakukan di jurusan masing-maisng, atau dilakukan secara tersebar. Asas desentralisasi memiliki kelebihan atau keuntungan. Berikut keuntungan sistem desentralisai yang dikemukakan oleh Chaniago 2013, yaitu Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani berdasasrkan kebutuhan unit maisng-masing. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan Pekerjaan dilaksanakan oleh maisng-masing bagian/unit Pengawasan pekerjaan dilaksanakan secara efektif Selain kelebihan, sama seperti asas sentralisasi, asas ini pun memiliki kelemahan. Kelemahan desentralisasi menurut Chaniago 2013 adalah Pengawasan administrasi kurang optimal Penggunaan peralatan kurang optimal Tidak adanya keseragaman kerja Pekerjaan terlalu bebas Pemborosan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan Tidak ada harmonisasi dalam organisasi Adanya potensi duplikasi arsip III. Asas Campuran Meskipun asas sentralisasi dan desentralisai dapat dipilih, namun faktanya sebagian besar perusahaan mengaut asa kombinasi/campuran, artinya subfungsi tertentu yang biasa lebih efisien dipencarkan atau didesentralisasikan kepada manager operasional misalnya dalam hal pencatatan dan penyimpanan arsip-arsip khusus dan sebagian subfungsi lain dipusatkan di kantor pusat seperti pemrosesan data, korespondensi, perawatan gedung fan lain sebagainya Rismansah, 2008. Gambar 3. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Campuran Dari gambar diatas dapat dijelaskan, bahwa kantor yang menggunakan asas campuran, disetiap unitnya memiliki seksi kearsipan tersendiri, tetapi tetap dikendalikan oleh unit kearsipan pusat. - - - = koordinasi dan pengawasan standar hasi kerja kantor yang dilakukan oleh kantor pusat Sama seperti asas lainnya, asas campuran pun memiliki keunggulan Chaniago, 2013, yaitu Adanya asas pembagian tugas yang jelas Adanya penganganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan kordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya Adanya penyesuaian dan perpaduan dalam melaksanakan pekerjaan Terdapatnya kesesuaian atara kebijakan dan program pekerjaan Selain keunggulan terdapat juga kelemahannya, yaitu ; Potensi kekacauan dalam sistem pekrjaan relatif tinggi Kurangnya pengawasan antar pekerjaan IV. Asas Sentralisasi Dan Desentralisasi Dalam Sistem Kearsipan Perkantoran Azas Kearsipan Prinsip yang dianut oleh setiap kantor dalam penyelenggaraan dan penyimpanan warkat adalah aman, awet, efisien dan luwes fleksibel. Dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat, dikenal 3 macam azas, yaitu a. Azas Sentralisasi Penyimpanan warkat yang di pusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Keuntungan penyimpanan azas sentralisasi adalah Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Kelemahan penyimpanan azas sentralisasi adalah Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. b. Azas Desentralisasi Sistem yang dipergunakan masing - masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Di sini semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan masing - masing oleh unit kerja. Keuntungan desentralisasi arsip Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena jenis arsipnya sudah dikenal dengan baik. Kelemahan desentralisasi arsip Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasikan arsip yang tersimpan. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip pada setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dihindari. Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. Memerlukan tidak menghemat tempat atau ruangan karena penyimpanannya pada setiap unit kerja. c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi atau desentralisasi, maka dalam penanganan arsip dapat dilakukan dengan cara mengelola arsip yang masih aktif pada setiap unit kerja desentralisasi sedangkan arsip-arsip inaktif dikelola dengan cara sentralisasi. IV. Kesimpulan Dalam memilih asa perkantoran yang digunakan, baik sentralisasi, desentralisasi maupun asas campuran akan mempengaruhi pada setiap sumberdaya man, money, machine, methode, market. Tidak ada asas yang terbaik, hanya ada yang tepat. Setiap asas akan menjadi asas yang tepat jika digunakan sesuai pada faktor-faktor penentu nya, seperti besar kecilnya organisasi, luas ruang lingkup pekerjaan, tinggi rendahnya struktur level organisasi, visi dan misi organisasi, dan gaya kepemimpinan. Oleh karena itu dalam meilih asas yang akan digunakan harus berhati-hati. Chaniago, H. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung CV. Akbar Limas Perkasa. Cortada, J. 2001. The Quality Yearbook 2001. New York McGraw-Hill. Gitlow, H. 2001. Quality Management System. Boca Raton, FL CRC Press. Gomez-Mezia, L. B. 2004. Managing Human Resource. New Jersey Prentice Hall. Moekijat. 1975. Aministrasi Perkantoran. Bandung CV. Mndar Maju. Rismansah, D. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta Kanisius. Robbins, S. 2003. Organizational Behavior 10 ed.. New Jersey Prentice Hall. Sukoco, B. M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya Erlangga. Page 2 Pengertian Organisasi Organisasi adalah kerangka, sebagai wahana orang – orang bertindak. Organisasi mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Sedangkan mengorganisasikan adalah menyusun bagian – bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. moekijat, 19976 Organisasi adalah setiap system kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. System tersebut terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi terdiri dari sekelompok orang. Orang – orang ini melakukan suatu kegiatan dengan cara bekerjasama. Atau dengan kata lain organisasi adalahproses kerjasama dua orang atau lebih dalam system social, struktur, kultur, ,wadah ataupun iklim tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Alasan pentingnya Organisasi Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena 1 Organisasi mengandung delegasi tugas seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri 2 Organisasi mempengaruhi koordinasi 3 Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan 4 Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas 5 Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai moekijat;19976 Prinsip – Prinsip Organisasi yang Baik Untuk menciptakan kondisi suatu lembaga kerja yang menyenangkan maka harus mengetahui prisnsip – prinsip bagi organisasi yang baik, prinsip – prinsipnya yaitu 1 Harus ada garis – garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah perusahaan atau lembaga. 2 Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab 3 Jenjang pengawasan harus tepat 4 Pengawasan pusat dengan desentralisasi myang maksimum 5 Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secaramendatar maupun secara vertical. 6 Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan 7 Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik – baiknya Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan sentralisasi atau asas pemencaran desentralisasi Asas Sentralisasi Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan – satuan organisasi yang memikul pekerjaan – pekerjaan operatif. Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu. Kelemahan Asas Sentralisasi Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat. Kelebihan Asas Sentralisasi Mudah meyeragamkan cara kerja Mudah melakukan pengawasan Penggunaan perabotan dan peralatan kantor bisa lebih hemat Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel Asas Desentralisasi Berdasarkan asas ini masing – masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas – tugas induk nya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas – tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat – warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat – suratnya. Kelemahan Asas Desentralisasi Pemborosan biaya kantor Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasiKelebihan Asas Desentralisasi Kelebihan Asas Desentralisasi Mempercepat proses pekerjaan kantor sesuai kebutuhan unit masing – masing Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi Keperluan arsip mudah dipenuhi, karena arsipnya dikenal baik. Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya Penerimaan tamu Penggandaan surat termasuk fotokopi Penyimpanan surat dan warkat Pengetikan Pekerjaan menghitung Perlengkapan kantor dan alat tulis Pengawasan formulir Pembersihan kantor Daftar hadir

sebutkan dan jelaskan 3 asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor